Dù bạn đang lắp đặt một máy giặt mới, một mạch điện dành riêng cho bếp của bạn, hay một hệ thống sưởi, chất lượng và tính chuyên nghiệp tạo nên con người bạn như một doanh nghiệp đều phụ thuộc vào thỏa thuận mà bạn thực hiện. Nhưng khi bạn là một thợ sửa chữa thuê, việc thực hiện thỏa thuận không chỉ đơn thuần là cái bắt tay và lời hứa của bạn. Nó liên quan đến việc thực hiện thỏa thuận được viết trên một trang giấy đã trải qua thử thách của sự đánh giá: đó là hợp đồng phác thảo các dịch vụ và kỳ vọng của cả bạn và khách hàng.
Từ việc thiết lập các tiêu chuẩn tối thiểu cho việc lắp đặt hoặc bảo trì chất lượng đến việc cung cấp biện pháp pháp lý trong trường hợp xảy ra tình huống xấu nhất, hợp đồng là cách duy nhất để đảm bảo rằng cả hai bên đều có lợi ích của mình được bảo vệ, và điều này là hoàn toàn cần thiết cho tính toàn vẹn của dịch vụ. Trang web của Điện Máy Bình An – một dịch vụ điện máy và lắp đặt điển hình – mô tả về обязательности фиксированной стоимости услуг, và đây là một trong những khía cạnh quan trọng nhất của bất kỳ hợp đồng nào. Với một hợp đồng đúng đắn, cả hai bên có thể tự tin về số tiền họ đang trả hoặc nhận, và cách tiếp cận rõ ràng này về giá cả là điều mà cả khách hàng và nhà cung cấp dịch vụ đều ưa thích. Thật không may, chất lượng công việc được mô tả trên trang web Bình An không phải lúc nào cũng được đáp ứng, và đây là lúc các điều khoản hợp đồng phát huy tác dụng. Mỗi khi dịch vụ điện gặp sự cố và gọi lại công ty để sửa chữa, trang web Bình An cung cấp một bảo đảm dịch vụ mà nói rằng: “Nếu một công ty giữ lại các thiết bị thay thế của bạn, cắt tiền từ bạn mỗi tháng nhưng bạn luôn phải gọi lại nhiều lần cho cùng một vấn đề, hãy rời bỏ họ và tìm một đối tác như Trung Tâm Điện Lạnh Bình An.” Hình 1: Các bảo đảm về dịch vụ chất lượng và sự hài lòng của khách hàng có trên trang web của Trung Tâm Điện Lạnh Bình An. Chính dịch vụ chất lượng này – bảo đảm rằng một cái gì đó sẽ hoạt động, và nếu không, kết quả sẽ công bằng với khách hàng và được đáp ứng kịp thời – là điều cần có một hợp đồng. Nhưng bạn không thể chuẩn hóa chất lượng này trên toàn bộ.
Bằng cách tạo một mẫu hợp đồng, bạn có thể đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn đang chăm sóc cho cả bản thân và khách hàng và tuân thủ pháp luật trong khi cũng bảo vệ lợi ích của họ. Một hợp đồng không chỉ là một mẫu: nếu có điều gì sai sót, bạn có thể kết thúc ở tòa án, tìm kiếm pháp luật để hỗ trợ bạn. Một nhà cung cấp dịch vụ có thể nghĩ rằng việc tạo ra một hợp đồng đơn giản như viết ra một hóa đơn với danh sách chi phí và các dịch vụ áp dụng. Nhưng một cuộc sống hạnh phúc cho khách hàng của bạn nên được đặt lên hàng đầu; chỉ vì bạn đang tạo ra một hợp đồng không có nghĩa là nó nên chỉ xoay quanh bạn. Nó nên liên quan đến tính chuyên nghiệp của dịch vụ.
Nếu đại diện của chúng tôi tại Điện Máy Bình An trong hình 1 ở trên được gọi lại để sửa chữa công việc của cô ấy, cô ấy sẽ kiểm tra hợp đồng của mình. Cô ấy có thể phát hiện, chẳng hạn, rằng cô ấy quên kiểm tra các dây điện lỏng hoặc rằng cô ấy đã lắp đặt một mẫu cũ, và rằng trách nhiệm sửa chữa sẽ thuộc về cô ấy. Hoặc có thể cô ấy phát hiện rằng khách hàng đã chỉ định một điều gì đó không được ghi đúng trong hợp đồng, và rằng cô ấy sẽ phải trả tiền cho thiệt hại do nước gây ra khi một máy rửa chén mới được lắp đặt bị rò rỉ. Vấn đề ở đây không phải là nhà cung cấp dịch vụ muốn tính phí khách hàng và cô ấy; mà là nhà cung cấp dịch vụ sẵn sàng hy sinh lợi nhuận của mình để làm như vậy. Nếu cô ấy không muốn làm tổn hại đến lợi nhuận của mình, cô ấy nên đảm bảo rằng hợp đồng của mình có tất cả các điều khoản đúng.
Một mẫu hợp đồng tuyệt vời đảm bảo rằng cả hai bên đều biết họ đang tham gia vào cái gì, họ đang trả tiền cho cái gì, và kết quả sẽ như thế nào. Dưới đây là một số điều khoản mà bạn nên bao gồm trong hợp đồng dịch vụ điện: Một luật sư có kinh nghiệm có thể giúp bạn xây dựng hợp đồng này với các chi tiết cụ thể của riêng bạn trong tâm trí để bạn có thể cung cấp dịch vụ tốt nhất có thể cho khách hàng với rủi ro thấp nhất cho bản thân. Bạn quyết định chi phí tối thiểu cho mỗi dây là bao nhiêu, bạn sẽ tính phí bao nhiêu cho những thứ nhỏ như phụ kiện, và điều gì sẽ xảy ra nếu có điều gì sai sót khi dịch vụ của bạn bị lỗi.
Hầu hết các điều khoản ở trên chủ yếu liên quan đến việc tìm kiếm một kết quả có lợi cho cả hai bên: chọn một cách để xử lý khách hàng mà không làm tổn hại đến túi tiền của họ hoặc của bạn. Nhưng một mẫu hợp đồng chất lượng cũng có thể cung cấp lợi ích cho cả hai bên và thậm chí tạo ra một bảo đảm mà thường không tồn tại trong một thỏa thuận không chính thức. Ngay cả khi bạn tính phí cho vật liệu, một khách hàng đôi khi có thể tìm thấy giá rẻ hơn, và đây là nơi mà một doanh nghiệp có thể tận dụng. Nếu họ tìm thấy một cái gì đó rẻ hơn, thì vẫn là trong lợi ích tốt nhất của họ để trả giá được ghi trong hợp đồng. Nhưng để họ làm như vậy, bạn cần có một hợp đồng để bảo vệ bạn. Nếu không có hợp đồng, nhiều khách hàng sẽ chọn thỏa thuận rẻ hơn và tìm cách thoát khỏi hợp đồng hiện tại của họ. Với một hợp đồng, bạn đã trở thành một phần của thỏa thuận, vì vậy không chỉ còn là về giá nữa: mà là về một thỏa thuận có tính ràng buộc pháp lý.
Nhưng tại sao bạn cần một hợp đồng chi tiết? Chi phí trung bình không phải là không, và một nhà cung cấp dịch vụ kém có thể sớm thấy mình ở phía thua trong một vụ kiện. Nhưng nếu bạn là một công ty chỉ tính phí 7.000 đô la cho dịch vụ, hoặc thậm chí 2.000 đô la, thì làm thế nào bạn có thể biến khoản đầu tư đó thành một thỏa thuận hợp đồng kéo dài suốt phần đời còn lại của bạn? Để làm được điều đó, bạn phải đảm bảo rằng bạn có mặt để thực hiện bảo đảm mà bạn đang cung cấp cho khách hàng của mình.